På den offentliga marknaden är allt öppet. Det innebär att det är lätt för dig att få information om vilka upphandlingar som är på gång.

Har du dessutom en bra relation och kommunikation med dina kunder, eller har lagt befintliga avtal i en bevakning, vet du när avtalen löper ut och när det är lämpligt att påbörja dina förberedelser. Dessutom kan du efterfråga eller själv ha koll på deras utvecklingsplaner som ofta presenteras på upphandlande myndigheters webbplatser.

Dags för match

Domaren blåser i visselpipan och det är dags för uppställning – upphandlingen är annonserad. Ska ni vara med och spela matchen eller ska ni lämna på walkover?

Trots att det är bråttom är det viktigt att stanna upp. Gå igenom spelstrategin igen och ta gga laget om ni bestämmer er för att spela matchen. Se till att ni har en plan för hur ni ska ta er an upphandlingen, metodiskt steg för steg. Beroende på typ av upphandling har ni mellan 10 och 45 dagar på er att ta fram ert anbud, räknat från annonseringen av förfrågningsunderlaget. Planen bör också innehålla olika funktioner/resurser i bolaget beroende på del i arbetet samt vilka analyser som ska ligga till grund för de beslut/vägval som kanske måste tas i själva anbudsarbetet. Det är tre saker ni måste ta ställning till nu. 

1. Go – No Go

2. Bid – No Bid

3. Skriva anbud

Steg 1: Go – No Go

Det är lätt att bli förblindad och lägga anbud på alla affärsmöjligheter. Det är en kostsam väg att gå. Gör läxan. Ta reda på det ni behöver veta för att välja vilka typer av upphandlingar ert företag vill vara med på, vilka typer av kunder ni vill ha och hur er leveranssituation ser ut. Då kan ni lättare välja när upphandlingen annonserats. Det hjälper er att lägga resurserna på rätt aktiviteter. Du kan även ta hjälp av anbudsbevakningen för att finna dina affärer.

Av annonsen framgår det du behöver för att ta beslut om ni ska gå vidare till nästa steg.

Låt gärna flera personer i företaget läsa och göra denna bedömning – tipset är dock att det alltid är samma utsedda grupp som gör bedömningen. Är det rätt kund och en intressant affär? Är svaret ja är nästa steg att besluta om ni ska lägga anbud eller inte. Med en tydlig bild av affären kan du se möjligheter som kunden inte ser. Prata med dem och visa på det ni kan leverera eller skulle kunna uppgradera till. Det händer att upphandlande myndigheter avbryter sin upphandling efter att ha fått ny information från leverantörer.

Steg 2: Bid – No Bid

Du har kommit fram till att det finns en affär och att du kan leverera. Nästa steg är att bedöma affären genom att ta ställning till hela upphandlingsunderlaget. Ska du investera din tid i denna upphandling? Nu är det dags att läsa förfrågningsunderlaget, ta ställning till risker, utmaningar och möjligheter samt omfattningen att författa ett konkurrerbart anbud  

Även Upphandlingsmyndigheten har sammanställt en lista över hur ni kan förbereda er för en upphandling.

https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor/forbereda/ar-upphandlingen-intressant/ 

Affärsanalysen är A och O och kan jämföras med det spelsystem du väljer i fotbollen. Ska du spela med fyra backar eller med två? Det som ingår i en affärsanalys handlar inte bara om upphandlingens utvärderingsmodell.

1. Är det ett fast pris och utvärderingen baseras på ett antal kvalitetsmått som man ska försöka beskriva och få maximal poäng för? I dessa ligger såklart leveranslöften som i sig är kostnader.

2. Eller är det en prisbedömning där man får högre utvärdering om man sätter lägre pris? Vilket pris är det lägsta du kan sätta utan att tumma på kvaliteteten eller bryta mot något av alla de avtalsvillkor som du lovat att uppfylla?

3. Kanske just den här upphandlingen är av en mer strategisk karaktär som gör att du kan riskera en hel del och sätta ett väldigt lågt pris eftersom du genom att vinna avtalet kan dra ned på din marknadsföringsbudget?

4. Eller kan det vara ett kontrakt som medför kostnadstäckning? Vilket gör att du kan behålla personal som annars skulle behöva sägas upp. Därmed sparar du även på kostnaden av att återanställa dem vid vunnet kontrakt på den privata marknaden.

Förutom dessa förutsättningar, som bör ligga till grund för den affärsekonomiska analysen, kan det också vara så att det finns både affärsrisker som affärsmöjligheter i upphandlingsunderlaget. Vissa står tydligt medan andra är sådana som inte står alls. Dessa kan man, om man är osäker, välja att ta upp i frågor och svar. Tänk då på att om du identifierat en möjlighet så kan det vara bra att inte berätta den för alla via frågor och svar.  

Den sammanlagda bedömningen av dessa delar ger dig svar på om du ska gå vidare att lämna anbud eller inte. Det kan finnas tungt vägande skäl som gör att ni går vidare fastän det rent affärsmässigt inte är ett bra val. Egentligen är hela anbudsarbetet en bedömning av affären. Den aspekten finns med hela vägen. Ofta läser vi saker annorlunda när vi kommer djupare in i förståelsen av vad kunden egentligen vill ha.

Steg 3 – Skriva anbud 

Beslutet att lämna anbud är taget. Det är nu dags att kavla upp ärmarna, sätta på er matchstället och spela för att vinna. Har ni inte gjort det tidigare, sätt ihop en anbudsgrupp inom företaget. Är du själv, berätta för några i ditt nätverk som du litar på att du kanske kommer att behöva bolla med dem framöver. Håll dig till grundplanen och börja i tid.

När du skriver ditt anbud är det bra att ha stöd av olika kompetenser. Någon som tar hand om formalia (administratör). Någon som säkerställer kravuppfyllnaden (expert). Någon som säkerställer affären som helhet (CFO/CEO) och någon som kan kvalitetssäkring (expert). Som ensamföretagare behöver du göra allt själv, alternativt ta hjälp. Oavsett vilket behöver du ta ställning till hur mycket resurser som krävs för att skapa anbudet så att du vet att anbudet kan lämnas in i rätt tid.

Tidsåtgången är olika för olika upphandlingsförfaranden. Lagen ger uttryck för minsta tidsspann:

• Förenklad upphandling har inga tidsfrister, utan skälig tid ska ges.

• Förhandlad upphandling med föregående annonsering ska annonseras i minst 25 dagar.

• Öppen upphandling ska annonseras i minst 30 dagar.

Tiderna avser LOU-upphandlingar genomförda elektroniskt utan undantag. Upphandlande myndigheter ska ta särskild hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är och utöka tidsfristen i enlighet med det. Klicka på följande länk för att läsa mer och även se vilka möjliga undantag det finns: https://bit.ly/2VQoRJE

Att skriva anbud är en omfattande process. Du kan ta stöd genom hela processen eller delar av den. Vanliga stöd att använda sig av är till exempel:

• Annonsbevakning – ger dig bevakning och sållning av annonser enligt dina kriterier.

• Hjälp att läsa och förstå förfrågningsunderlaget – vid omfattande underlag får du hjälp att ta fram kärnan och vad den upphandlande myndigheten egentligen efterfrågar

• Anbudscoachning – ger dig rådgivning vid önskade tillfällen och delar av anbudsprocessen

• Projektledning – ger dig projektledning av anbudsarbetet, planering och styrning av resurser. Bra vid större affärer. Anlita gärna denne innan annonsen är gjord för att få bästa stöd. 

• Opponering/second opinion – ger dig klarhet i vad som saknas och om det finns ytterligare sätt att se på affären

• Formaliasäkring – har du lagt två veckors arbetstid på att skriva anbudet kan 10 000 kr för att säkra anbudet vara en bra försäkring.

• Överprövning – ger dig stöd att bedöma om det finns affärsmässig grund att överpröva i första hand. Men självklart också att bistå genom hela överprövningsprocessen som att skriva inlagor till domstolen.

Några tips på vägen...

• Se till att den interna organisationen är redo, att du är redo – tydliga roller och funktioner måste vara definierade för hela genomförandet.

• Ställ frågor! Upphandlingsdokumenten ska vara tydliga och begripliga. Är de inte det, fråga.

• Svara på allt och endast på det som efterfrågas. Om du svarar på mer än det som efterfrågas är risken stor att du beskriver något som kanske till och med är i konflikt med villkoren och därmed utesluts ditt anbud. Erbjuder du något extra som inte efterfrågas kan ditt anbud också uteslutas som ett ”alternativt anbud” vilket innebär att ditt anbud inte är direkt jämförbart med övriga anbud som bara svarat på det som efterfrågas och då tävlar ni inte på samma villkor. Allt du vill hänvisa till ska finnas med i anbudet. Inga externa länkar och inga interna hänvisningar mellan olika frågor. Ibland måste man skriva samma sak flera gånger men på olika ställen.

• Förutsätt aldrig att mottagaren vet något om er. Du bedöms på det du skriver – inte på det du inte skriver.

• Ta reda på vem som ska läsa anbudet och anpassa språket efter läsarens kompetensnivå.

• Återanvänd språket i förfrågningsunderlaget genom att använda deras ord och definitioner och undvik förkortningar och svåra ord.

• Kvalitetssäkra alltid – om ni förlorar beror det inte på att ni glömt att skicka in en bilaga, utan att någon annan anbudsgivare kunde ge kunden ett mer prisvärt anbud.

• Lämna ert bästa anbud direkt. Du har bara en chans. Du har bara möjlighet att förhandla vid förhandlat förfarande.

• Var noggrann och börja tidigt!