Förberedelsefasen

En upphandlande myndighet har ett strategiskt mål med sin verksamhet och för att kunna uppfylla målet behöver man till exempel köpa en vara eller tjänst. Myndigheten planerar, samråder internt och externt, samt tillsätter en projektgrupp med alla kompetenser som behövs. I de bästa av världar har de ett aktivt utbyte med er på leverantörsmarknaden. De analyserar och kartlägger noga behovet. Den här delen i processen brukar ta mycket kalendertid i anspråk. Särskilt när det handlar om en IT-tjänst eller en större entreprenadupphandling. 

Agera proaktivt

Här har ni stora möjligheter att vara med och påverka. Blir ni inte inbjudna – bjud in er själva. Upphandlarna kallar det för tidig dialog. Ett proaktivt agerande från din sida kan väcka intresse för er. Det kan etablera tillit som gör att de berättar mer och förhoppningsvis ger svar på frågorna om vad och hur de ska utvärdera upphandlingen. Var aktiv i denna fas, i ”presale-processen” (se bild 5 under Inköpsprocess & säljprocess) med marknadsföring, göra affärsanalys, inhämta marknadskunskap och kundanalys. Det finns mängder av event, seminarier, träffar, media som skriver om offentliga inköp. Arenor där du kan bjuda på din kunskap för att påverka dina möjligheter till en god offentlig affär. Ett tips är att tänka igenom var du vill delta och hur du kan använda din tid mest effektivt.

Upphandlingsfasen

Nu är det match – dags att gå till upphandling. Upphandlande myndighet behöver här stanna upp och välja förfarande för sin upphandling. Det finns olika typer av upphandlingsförfaranden, se nedan. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs, såsom tidsfrister, om man får förhandla eller inte, vilka delar i processen som omfattas. Din kund upphandlar enligt LOU. Reglerna skiljer sig mellan de olika lagarna, så ta reda på vilken lag de upphandlar i enlighet med. Först tas kravspecifikationen fram. Alternativt, om det handlar om en funktion som till exempel en IT-tjänst, beskrivs funktionen och målet som ska uppnås. När upphandlingsunderlaget är klart annonseras upphandlingen. När anbudstiden har gått ut kommer anbudsöppning, kvalificering, prövning, utvärdering och tilldelning. Ibland överprövas upphandlingen och det sker under den så kallade avtalsspärren som löper 10–15 dagar efter tilldelningsbeslut. Om ingen överprövning sker, skrivs avtalet när avtalsspärren har löpt ut.

Det finns flera olika upphandlingsförfaranden – det vill säga olika sätt som den upphandlande myndigheten kan utföra upphandlingen på. Valet beror på avtalets värde, om det är en tjänst som ska upphandlas och vilken typ av tjänst som avses. Upphandlingsförfarandena nedan är styrda av upphandlingslagarna. Direktupphandlingsförfarandet är mindre styrt. Många affärer startar med en direktupphandling. Här har du större friheter att föra dialog och diskutera om upplägget för leveransen. Funktionsupphandling är högaktuellt nu. Det innebär att en upphandlande myndighet köper en funktion, alltså resultatet av tjänsten eller produkten, i stället för att detaljstyra med en omfångsrik kravspecifikation som normalt ingår i en upphandling. 

Andra alternativ

Ett annat intressant sätt att göra inköp är dynamiska inköpssystem. Dynamiska inköpssystem kan användas för återkommande köp av varor, tjänster eller byggentreprenader. Här vill man utnyttja konkurrensen på bästa sätt och få bästa pris vid varje tillfälle. Ofta handlar det om produkter som köps ofta och att det sker i någon form av elektronisk process i ett upphandlingssystem.

Man kan också göra projekttävlingar och använda elektroniska auktioner som en del av upphandlingen.

Agera proaktivt

När du förstår de olika typerna av upphandlingsförfaranden kan du lättare förstå din blivande kund och kanske också vara med att föreslå lämplig upphandlingsform. Det sker i första delen av processen, när du pratar med den upphandlande myndigheten innan upphandlingen har startat, i den så kallade tidiga dialogen.

Kom ihåg att det finns ett maxbelopp för direktupphandlingar. Är köpet större än maxbeloppet räknas det som en otillåten direktupphandling och kan leda till avbrutna leveranser och upphandlingsskadeavgift för den upphandlande myndigheten. Består uppdraget av olika delar, kanske de definieras som direktupphandlingar, men det är inte tillåtet att dela upp ett uppdrag i mindre delar för att komma under gränsen för direktupphandling. Är de en helhet bör ett annat upphandlingsförfarande väljas för att du ska få ut värdet av din insats i införsäljning.

Prata med kunden och kolla om funktionsupphandling är en lämplig väg att gå. Där får du mycket större frihet att sälja och leverera på “ditt” sätt. Med en vanlig upphandling med 15 sidor kravspecifikation är ni mycket mer styrda och kan inte föreslå förbättringar eller förändringar i upphandlingsdokumenten, även om de är helt solklara.

Se till att alla inom företaget är med på att det är match. Se till att den som undertecknar anbudet är på plats och kolla om er leveransmodell behöver justeras. Vem gör det och vem räknar ut det nya priset? Kvalitetssäkring är också viktigt att ha utrymme och resurser för.

I nästa del kommer vi att beskriva upphandlingsprocessen mer i detalj. Där lyfter vi bland annat den viktiga utvärderingsmodellen: tilldelningsbeslutet – domslutet om vem som vann och även hur man överklagar domslutet.

För att förtydliga spelplanen, så här kan det se ut när inköps- och säljprocesserna möts. Med kunskap om inköpsprocessen, blir det enkelt för er att anpassa säljprocessen så att ni gör rätt saker i rätt tid.

Bild 5: Upphandlingen i sitt sammanhang Källa: DoubleCheck AB

Den här modellbeskrivningen av den offentliga affären är delvis framtagen av en av grundarna till DoubleCheck och finns definierad på Wikipedia med tillhörande White Paper som en beskrivning av hur marknaden hänger ihop och fungerar. Det som visualiseras i bilden är de tre faserna som en offentlig affär består av. Både utifrån köparens beslutsprocess och utifrån leverantörens möjlighet att påverka sin egen affär. Det viktigaste i modellen är att öka förståelsen för de som gör affärer på den offentliga marknaden att förbereda sig inför upphandlingen och att bedriva ett aktivt säljarbete efter själva upphandlingen. Dessa faser är alltså betydligt mer omfattande än själva upphandlingen. Både utifrån tidsaspekt och möjligheterna att påverka. Påverkanspilarna går ned mot noll i samband med att upphandlingsannonsen publiceras för att sedan öka igen när avtalet är på plats.

Vi kan likna det vid ett väl avvägt anfall som istället för mål slutar i en straffspark. Taktiken att ta sig fram till ett farligt läge valdes innan matchen började. Genomförandet att ta sig till straffområdet görs av spelarna som har kunskap om förutsättningarna och tar vara på tillfällena. När domaren väl blåst är det som att upphandlingen är fastställd och annonserad. Alla väntar spänt på vem som ska slå straffen. När denne väl är utsedd (tilldelad) är avtalet klart och det är dags att göra affärer på avtalet. Har man inte tränat för detta, läst in sig i hur målvakten agerar kommer man sannolikt missa affären även om man vunnit avtalet. Det gäller därför att ta vara på tillfället när avtalet väl är på plats och på ett säkert sätt skjuta bollen i mål och ta emot publikens jubel!

Modellen förklarar också att nya inköpsprocesser egentligen börjar så fort ett avtal är upprättat och första affären är gjord. Analysen av den nyss genomförda upphandlingen, utfallet på avtalet både i kvalitet, affärsvärlden som avtalstrohet är alltså faktorer som är av intresse för både köpare och säljare. Dessa ligger sedan till grund för kommande upphandlingar.

I modellen finns det också en tydlig gränsdragning, den röda linjen, för affärer som görs via direktupphandling och de som görs via annonserade upphandlingar. Denna gränsdragning sätts efter det uppskattade direktupphanlingsvärdet. För att överhuvudtaget komma ifråga för en direktupphandling måste köparen veta om att du som leverantör existerar. De måste också veta vad ni kan leverera. Om ni dessutom investerar lite tid i att förklara vad som är viktigt att tänka på när man köper in en vara eller tjänst från er bransch stärker ni uppfattningen om er. Då går ni från att bara vara igenkänd till att bli en erkänd leverantör.