Lag 2 utgörs av dig som leverantör

En leverantör som är redo 

Alla företag har möjlighet att delta i de offentliga affärerna, både inom landet och övriga världen. Ditt företag är en av många potentiella säljare. Då är det viktigt för dig att ha en organisation och struktur som är redo för den offentliga affären och allt vad det innebär under hela processen. Detta gäller även om organisationen bara består av en person. Då är det viktigt att agera på lite olika sätt beroende på vad man ska göra och vem man ska kommunicera med samt när i processen.

Hur ser era strategiska beslut ut och är de kommunicerade i organisationen? Här är några exempel på strategiska val hos en leverantör som precis bestämt sig för att gå in på offentlig marknad.

Strategiska vägval

• Att växa genom den offentliga affären

• Att vara proaktiv istället för reaktiv

• Bättre beslutsunderlag genom uppföljning och faktiska värden

• Rätt resurser

• Aktivare marknadsnärvaro

Er marknads- och säljorganisation vet vad det innebär att göra affärer med offentlig sektor. Ni har gjort marknads-, affärs- och kundanalys. Ni har klart för er vad som leder till Go/No Go för affären. Anbudsteamet är utsett, nätet av underleverantörer är aktuellt och leveransresurserna är säkrade. Ni vet hur ni vill uppfattas som leveranspartner och vad ni vill ge till kunden. Ni är redo för match!

Domare

Det finns både tillsynsmyndighet och domstol på den offentliga marknaden. Tillsynsmyndigheten är Konkurrensverket. Deras uppdrag är att se till att upphandlande myndigheter följer regelverket. De kan föra talan i förvaltningsdomstol om otillåtna direktupphandlingar med en upphandlingsskadeavgift för upphandlande myndigheter som följd. Förvaltningsrätten, kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen är instanserna som dömer upphandlingsärenden. Det kostar för närvarande inte något att ansöka om överprövning, men kostnaderna för parterna kan bli mycket stora över tid då det ofta är en lång process att överpröva en upphandling. Det pågår en utredning kring överprövning, så reglerna kan komma att ändras.

Coach – stöd och bollplank

Det finns även en hel del intressenter i offentlig upphandling, som ger olika former av stöd. De som har fått uppdrag av regeringen att agera stöd är: 

• Upphandlingsmyndigheten, https://www.upphandlingsmyndigheten.se/

• Konkurrensverket, https://www.konkurrensverket.se/

Hos dessa myndigheter finns också en hel del statistik som bland annat visar antalet anbud per upphandling i olika branscher, antalet överprövningar med mera. I princip kan du alltså använda dessa underlag som en oddsindikator på vinstchansen du har genom att delta i matchen. 

Förutom dessa två myndigheter har flera av inköpscentralerna ett stöd för att hjälpa både köpare och leverantörer i att skapa bättre offentliga affärer. Några exempel är:

• Statens inköpscentral (Kammarkollegiet) https://www.avropa.se/

• SKL Kommentus Inköpscentral (Sveriges Kommuner och Regioners inköpscentral) https://www.sklkommentus.se/

• HBV – (Husbyggnadsvaror HBV Förening - Allmännyttans inköpscentral) https://hbv.se/

• Sinfra – (Svensk inköpscentral för Infrastruktur ekonomisk förening- tidigare Värmek – Energibolagens inköpscentral) https://sinfra.se/ 

Andra intressenter som är engagerade i den offentliga upphandlingens utveckling;

• Svenskt Näringslivs vision "Företagsamma människor och konkurrenskraftiga företag i gemenskap leder Sverige till ökat välstånd". De arbetar för att alla företag i Sverige ska ha bästa möjliga förutsättningar. https://www.svensktnaringsliv.se/ 

• Almega, intresseorganisation för tjänsteföretag, https://www.almega.se/

• Företagarna, driver utvecklingen för ett bättre företagarklimat, så att företagare får rätt förutsättningar för att kunna utveckla sin verksamhet och nå sina mål. https://www.foretagarna.se

Medborgarna, som är slutkunden på den offentliga marknaden, utgör största delen av publiken. Konkurrerande företag är såklart också intresserade av att se hur det går – de läser av spelet och lär sig tills det är deras tur att spela match. Senaste åren har intresset för offentliga upphandlingar ökat i media. Det hänger ihop med att upphandling ses som ett verktyg i det politiska spelet. Några av de medier som bevakar det som händer på den offentliga marknaden är 

• Upphandling24 www.upphandling24.se.

• Inköpsrådet www.inkopsradet.se 

• Dagens Samhälle https://www.dagenssamhalle.se som också har Dagens Samhälle insikt https://www.dsinsikt.se/

• Offentliga affärer https://www.offentligaaffarer.se/

• Dagens Nyheter och Dagens Industri är två kanaler som skriver allt mer om de offentliga inköpen.

• Uppdrag granskning har varit flitiga och flera gånger upptäckt tillfällen då det slösats med skattemedlen.  

Samspelet Interaktionen mellan alla spelarna underlättas av offentlighetsprincipen. Alla kan ta reda på vad som är på gång och välja om de ska agera eller inte. Det är också fritt att samarbeta, så länge som man inte går för nära konkurrensreglerna om till exempel monopol. För att beskriva hur samspelet kan se ut, utgår vi ifrån exemplet i inledningen. Vilka var inblandade i denna process?

Förberedelsefasen

Du som företag har varit väldigt aktiv och kontaktat kunden tidigt. Kommunen tog sannolikt hjälp av en konsult för att genomföra den tidiga dialogen, workshops där du fick delta med er kunskap om hur era tjänster kunde förbättra kommunens verksamhet. Kommunens projektgrupp deltog i både dialog och workshop; projektledare, beställare, upphandlare, IT-kompetens och användare. En konsult med kravställning som expertområde hjälpte till att formulera kraven, vilket blev krav på att leverera en funktion, ett resultat. 

Upphandlingsfasen

Upphandlaren tog hand om upphandlingsarbetet. Det blev förhållandevis enkelt för dig att skriva anbudet. De hade en jurist inkopplad under hela processen, som stöd för den juridiska delen och avtalsskrivningen. Efter tilldelningsbeslutet kände alla anbudsgivare sig sedda, så det blev ingen överprövning. Sannolikt har anbudsgivande leverantörer begärt ut handlingarna, för att se varför de förlorade, så att de kan göra annorlunda vid nästa upphandling.

Realiseringsfasen

Eftersom du hade fått beskriva hur införandet skulle gå till är det i enlighet med era processer. Så ni rullar ut enligt plan. Samverkansmodellen var beskriven i avtalet så det är tydligt vilka roller som gör vad, och uppföljning sker under hela avtalstiden. I denna fas blir kundens verksamhet med beställaren i spetsen aktiv, de som hade behovet från början. När tjänsten är färdigutvecklad blir medborgarna, publiken, involverade. Eftersom det var ett lyckat projekt skrivs det om det i media och andra kommuner kommer på studiebesök för att se om det är något för dem.